A legfontosabb kiindulópont az, hogy a szerződésnek a valós üzleti folyamatot kell leképeznie. Nem elég egy internetről letöltött mintát használni, ha az nem azt írja le, ahogyan valójában dolgozol. A szerződéskötéstől a teljesítésen és reklamációkezelésen át egészen a felmondásig világosnak kell lennie annak, hogy mi történik, ki mit vállal, és milyen szabályok szerint működik együtt a két fél.
A szerződés a folyamat része
Egy jól működő vállalkozásban nem külön világ a jog és külön világ az operáció. A weboldal, az ajánlat, a megrendelő felület, az ÁSZF, a számlázás és a teljesítés ugyanannak a rendszernek a részei.
Ha az egyik helyen mást ígérünk, mint ami a másik dokumentumban szerepel, vagy a gyakorlat eltér a leírt folyamattól, akkor a rendszer kiszámíthatatlanná válik. Ez nemcsak jogi kockázatot jelent, hanem napi működési problémákat is.
A DLX-nél éppen ezért most teljes szerződéses harmonizáció zajlik. Több év működés után újragondoljuk az ÁSZF-et, a megrendelőlapokat és az online folyamatokat is. Maga az ÁSZF már 22 oldalas lett, és a teljes átdolgozás több hónapos munka, de már önmagában az, hogy végig kellett gondolni a működés minden lépését, fejlesztette a céget.
A jó szerződés gyorsítja az értékesítést
Ez talán az egyik legkevésbé evidens előny.
Ha minden egyes ügyfélnél nulláról kell újratárgyalni a feltételeket, akkor az értékesítési folyamat elhúzódik. Minél tovább tart a szerződéskötés, annál később tudsz teljesíteni, számlázni és bevételt realizálni.
Ezzel szemben egy jól standardizált ÁSZF és egyértelmű megrendelési folyamat jelentősen lerövidítheti ezt az időt. A videóban konkrét példaként elhangzik: ha két-három héten belül sikerül szerződni, akkor akár 30 napon belül lehet cash flow visszacsatolás; ha viszont minden ügylet egyedi tárgyalással indul, ez könnyen 60-70 napra is kitolódhat.
Vagyis a szerződés nem feltétlenül lassító tényező.
Jól felépítve éppen ellenkezőleg: cash flow eszköz.
Nem mindegy, hogy B2B vagy B2C
A szerződéses rendszer kialakításánál az egyik első kérdés, hogy ki az ügyfél.
Egy magánszemély fogyasztó esetén fogyasztóvédelmi szabályok, elállási lehetőségek és további kötelezettségek merülhetnek fel. Egy céges ügyfél esetén más logika szerint működik a kapcsolat.
Egy vállalkozás akár ugyanabban az ÁSZF-ben is elkülönítheti a B2C és B2B ügyfelekre vonatkozó részeket, de ennek világosnak és átláthatónak kell lennie.
Ez jól mutatja, hogy nincs univerzális „jó ÁSZF”. A jó dokumentáció mindig az adott üzleti modellhez igazodik.
Online szerződéskötés: nem mindig elég egy checkbox
A vállalkozások egyre több szolgáltatást és terméket visznek online. Ez kényelmesebb az ügyfélnek, gyorsabb a cégnek, és sok esetben üzletileg is racionálisabb.
De az online szerződéskötésnél kulcskérdés, hogy később bizonyítható legyen:
ki kötötte a szerződést,
jogosult volt-e erre,
milyen feltételeket fogadott el,
és milyen módon történt az elfogadás.
Egy egyszerű webshopos vásárlásnál és egy nagy értékű B2B szolgáltatási szerződésnél nyilván nem ugyanaz a szintű azonosítás indokolt. Bizonyos esetekben az elektronikus aláírás is fontos lehet.
A rendezettség növeli a cégértéket
Egy vállalkozás akkor válik igazán értékessé, amikor nem kizárólag az alapító fejében és személyes jelenlétével működik.
Ha minden egyes szerződést a tulajdonosnak kell külön letárgyalnia, akkor a cég továbbra is erősen alapítófüggő. Ha viszont világos szerződéses keretek, standard folyamatok és kiszámítható teljesítési szabályok vannak, akkor a vállalkozás sokkal inkább önműködő rendszerként működik.
Ezért jó ökölszabály:
Úgy építsd fel a cégedet, mintha egyszer el akarnád adni – akkor is, ha jelenleg eszed ágában sincs.
Egy vevő vagy befektető számára ugyanis sokkal vonzóbb az a vállalkozás, ahol a működés dokumentált, az ügyfélkapcsolatok szabályozottak és a cash flow kiszámítható.
A lényeg
A szerződés nem a működés végén keletkező papír.
A jó szerződés:
leírja a valós működést,
kereteket ad az értékesítésnek,
csökkenti az egyedi alkukat,
gyorsíthatja a számlázást,
javíthatja a cash flow-t,
csökkentheti az alapítófüggőséget,
és növelheti a cég értékét.
A valódi kérdés tehát nem az, hogy „van-e ÁSZF-em?”
Hanem az, hogy:
A szerződéses rendszerem tényleg ugyanazt írja le, ahogyan a vállalkozásom működik?
Ha erre nem egyértelmű az igen, valószínűleg érdemes újra végignézni a teljes folyamatot.
1. rész: HOLDING CÉG és bizalmi vagyonkezelés »
2. rész: A márkád tényleg a tiéd? – Védjegyekről érthetően »
EGYRŐL A KETTŐRE
Haladó vállalkozóknak »
Dr. Bajcsay Ügyvédi Iroda » https://www.bajcsaylegal.com/
Rólam bővebben » https://dalloszoltan.hu/